تزداد أهمية المستندات الرقمية يوماً بعد يوم؛ نظراً لأن الملفات الرقمية أصبحت تشتمل على العديد من المعلومات والبيانات المهمة للمستخدم، سواء كانت صور عائلية أو مقاطع فيديو للذكريات أو رسائل إلكترونية للأعمال. وللحفاظ على هذه الكنوز الرقمية يتعين على المستخدم مراعاة أن وسائط التخزين الرقمية لا تدوم للأبد.. وهنا يظهر التساؤل حول كيفية تخزين البيانات المهمة والمعلومات الشخصية بأمان لأطول فترة ممكنة؟ وأكد لوتس لابس، من مجلة الكمبيوتر "c't" الألمانية، أن وسائط التخزين الرقمية لها عمر افتراضي. ونصح بعدم التعويل كثيراً على الوعود، التي تطلقها الشركات المنتجة لوسائط التخزين؛ فمثلاً يمكن لأسطوانات DVD وأسطوانات البلوراي أن تدوم من الناحية النظرية لعدة عقود من الزمن، إلا أن ذلك يتطلب تخزين الأسطوانات في ظل ظروف مثالية. وتتضمن اشتراطات التخزين المثالية ألا تتعرض الأسطوانات إلى الضوء أو أشعة الشمس المباشرة وألا تتعرض للرطوبة المرتفعة أو الحرارة الشديدة، علاوة على أن الخدوش قد تتسبب في تعطل وتلف الأسطوانات وفقدان ما تحويه من معلومات وبيانات مهمة. وإذا لم يتمكن المستخدم من استيفاء مثل هذه الاشتراطات فقد تتعرض الأسطوانات للتلف، وبالتالي فقدان الكنوز الرقمية بشكل مبكر. وتنطبق نفس الاشتراطات على وسائط التخزين الأخرى، فلا أحد يعرف ما طول المدة، التي يمكن أن تعمل فيها وحدات الذاكرة الفلاشية USB وأقراص الحالة الساكنة SSD أو الأقراص الصلبة التقليدية بدون أية مشكلات. وأضاف الخبير الألماني لابس قائلاً: "عادةً ما تدوم الأقراص الصلبة لفترة أطول، إذا تم استعمالها بدرجة قليلة"، وبالرغم من ذلك فإنها قد تتعرض للتلف حتى مع قلة الاستعمال، فليس من المستبعد أن يكون هناك خطأ في التصنيع أو تتعرض الخامات للإجهاد أو يكون الأمر مجرد سوء حظ. وأشار الخبير الألماني المتخصص في مجال أرشفة البيانات ، فيرنر باور إلى أنه حتى إذا كان العمر الافتراضي لوسائط التخزين يمتد لعدة عقود أو قرون من الزمن، فإن هذا لا يعني أن البيانات ستكون في أمان لأن المشكلة لا تقتصر على تعرض وسائل التخزين للتلف أو الضرر فحسب، بل التطور التكنولوجي قد يتجاوز هذه الوسائط، بحيث لا تعد صالحة للاستعمال في المستقبل. وأضاف الخبير الألماني أنه قام بتخزين أطروحة الماجستير الخاصة به على الأقراص المرنة القديمة، التي كان يبلغ حجمها 30 x 30 سم. وكان يتم الترويج لمثل هذه الأقراص بأنها تتمتع بعمر افتراضي يمتد لحوالي 30 عاماً، ولكن بعد مرور عدة أعوام فقط لم تعد هناك أية أجهزة قراءة يمكنها التعامل مع هذه الأسطوانات، وبالتالي تعرضت هذه البيانات للفقدان. وينصح باور بضرورة نسخ البيانات على وسائط تخزين جديدة وحديثة باستمرار، حتى مع صيغ الملفات يجب أن يحرص المستخدم على تحديث الصيغ المستخدمة بانتظام؛ نظراً لأن أنواع الملفات الشائعة اليوم ستتقادم مع مرور الوقت، وبالتالي سيصعب على المستخدم مستقبلاً قراءة البيانات أو التعامل معها. وينصح لابس: "هناك قاعدة أساسية يجب على المستخدم الالتزام بها، وهي إنشاء نسختين كاملتين من البيانات المهمة والمعلومات الحساسة وتخزينهما على أقراص صلبة خارجية، ويجب أن يتم حفظ هذه الأقراص الصلبة في أماكن منفصلة عن بعضها البعض. وبالإضافة إلى ذلك، يجب الاحتفاظ بنسخة احتياطية من البيانات بعيداً عن شبكة الإنترنت، حتى يتمكن المستخدم من إنقاذ بياناته إذا ما تعرضت البيانات المخزنة على الحواسب أو الشبكة المنزلية أو خدمات الحوسبة السحابية لهجمات القرصنة الإلكترونية أو هجمات بواسطة برامج التروجان. وينصح الخبراء بإجراء عمليات النسخ الاحتياطي بصورة منتظمة، مثلاً عن طريق وظيفة النسخ الاحتياطي بنظام تشغيل مايكروسوفت ويندوز أو أبل Time Machine، ويجب ألا تقتصر عمليات النسخ الاحتياطي على ملفات بعينها، ولكن ينبغي أن يشمل ذلك النظام بالكامل. ويجب التحقق دائماً مما إذا كان قد تم إجراء النسخ الاحتياطي بشكل فعلي أم لا.