قد تلتهم الاجتماعات ساعات طويلة من أوقات العمل دون جدوى، وينظر إليها كثيرون من خبراء التنمية البشرية باعتبارها وسيلة لإهدار الوقت والطاقة إذا لم يتم التخطيط إليها بطريقة صحيحة، موقع techrepublic يستعرض الطرق التي يمكن من خلالها إدارة الاجتماعات بفعالية وشكل ناجح لتحقيق أهدافها: 1- تحديد الحاجة الحقيقية لعقد الاجتماع: يجب عليك أولاً الوقوف على أسباب عقد هذا الاجتماع وتحديد الأشخاص الذين يجب عليهم الحضور بدقة والذين في حاجة إلى التفاعل مع بعضهم لتحقيق الهدف المطلوب من الاجتماع دون إشراك أفراد ليس لهم دور في الحديث أو التفاعل حفاظاً على وقت الجميع. 2- الالتزام بالموعد المحدّد: لابد من الإعلان بشكل واضع عن موعد الاجتماع وحث الجميع للالتزام بالحضور في الموعد المحدد مسبقاً وإهدار الوقت في انتظار الأشخاص المتأخرين عن الحضور ، لذلك لابدّ وأن تكون واضح في رسالتك أن من يتخلّف عن الموعد المحدّد لحضور الاجتماع سيتعرّض للجزاء حفاظاً على وقت وطاقة الجميع. 3- جدول الأعمال: حدّد بنود جدول الأعمال الخاص بهذا الاجتماع بكل دقة مع التوقيت المتاح لكل بند وقم بطباعة هذا الجدول وتوزيعه على الحضور للالتزام بهذه الخطة بشكل دقيق موضوعياً وزمنياً لمواجهة أي انحرافات قد تنقل الاجتماع بعيداً عن هدفه الرئيسي. 4- توثيق الاجتماع: لا تغفل توثيق البنود التي تم مناقشتها في الاجتماع والقرارات التي تم التوصل إليها وتحديد المسؤولين عن كل مهمة بشكل دقيق ونشرها للجميع فور الانتهاء من الاجتماع.