قد تكون الاجتماعات وسيلة لهدر وقت العمل إذا لم يتم التخطيط إليها بشكل جيد مع اتباع هذه الخطوات الهامة لإنجاحها بحسب موقع inc المتخصص في التنمية البشرية وتطوير الذات: 1- إرسال جدول الأعمال في وقت مبكر يجب عليك كتابة جدول الأعمال بشكل مسبق للاجتماع وإرساله إلى الأشخاص المنوطين به لتحديد دفة النقاش بشكل واضح. 2- تحديد الأولويات وفقاً لأهميتها ابدأ دائماً بمناقشة البنود الأكثر أهمية في الاجتماع وأجّل أي عناصر أخرى للنهاية إذا سمح الوقت؛ حتى لا تهدر وقت الاجتماع في مناقشة أمور فرعية أو الاسترسال في الحديث عن مواضيع غير هامة. 3- طرح أسئلة جديدة استخدام الأسئلة الجديدة لدفع الأشخاص الخجولين للتحدث وطرح ما لديهم من أفكار وتوجهات تفيد العمل، ولا تنتظر مبادرتهم للحديث ولكن حفّزهم على التحدث. 4- الاستماع كن مستمعاً جيداً لكافة الآراء والأفكار التي تطرح ولا تحكم عليها بشكل سريع. 5- توثيق الاجتماع يجب تحديد شخص لتوثيق وتسجيل كل ما يدور في الاجتماع وتحديد ما تم الانتهاء إليه من مهام وتحديد الأشخاص المنوطين بتنفيذ هذه المهام وإرسال مضبطة الاجتماع للجميع.